Santun Ber-surel (Surat Elektronik alias Email)

Minggu malam saya menerima banyak surel (email) dari pengirim dengan nama-nama lucu dengan subyek yang dikosongkan dan disertai dengan lampiran (attachment). Reaksi pertama saya adalah menghapus surel tersebut tanpa banyak babibu karena insting keamanan komputer saya adalah surel dari pengirim tidak jelas dengan subyek kosong dan lampiran macam begini biasanya berisi virus. Namun, beberapa jenak kemudian saya teringat, besok adalah tenggat pengumpulan tugas akhir salah satu mata kuliah yang saya ajar dan mahasiswa saya yang manis-manis tapi kadang bego (sori!) memang suka tidak memperdulikan kesantunan ber-surel semacam ini.

Nah apa sajakah yang termasuk kesantunan bersurel tersebut?

Pertama, dari namanya saja yaitu SURAT elektronik kita harusnya paham bahwa kaidah bersurel tidak begitu jauh berbeda dengan kaidah bersurat biasa. Artinya, surat haruslah dikirim dengan alamat yang jelas. Bayangkan saja apa yang terjadi kalau surat tidak disertai alamat yang jelas, baik alamat si pengirim maupun alamat si penerima. Bukan salah tukang pos dong kalau surat itu tidak terkirim. Dalam soal surel, alamat surel yang jelas akan sangat membantu si penerima untuk menilai apakah surel ini termasuk spam atau bukan. Kalau alamat surelnya adalah cowok_keren@email.com, dengan segala kemantapan hati saya akan menghapus surel tersebut karena saya tidak kenal siapa cowok keren itu. Dalam catatan saya, hanya suami dan anak-anak lelaki saya yang masuk kategori cowok keren dan mereka punya alamat surel yang jauh lebih keren 😀

Kedua, namanya saja surat, sebuah surat harus ditulis dengan kaidah yang benar dan santun. Misalnya, sebuah surat selalu dimulai dengan sapaan (Dear Neny, atau Ibu Neny tercinta 😀),dilanjutkan dengan isi surat bla bla bla, ditutup dengan permisi (Salam hormat, Hormat saya, Terimakasih, dsb). Kalau isi surel kosong (dan ini sering saya terima!) salah-salah surel tersebut dianggap sebagai spam atau bervirus. Menuliskan satu kalimat dalam isi surel juga tidak dianjurkan karena ini tidak peka terhadap mereka yang mempunyai akses Internet dengan bandwith terbatas. Bayangkan Anda cuma mempunyai akses internet dengan batasan beberapa Mega atau dengan lama akses yang cuma dibatasi selama beberapa jam saja sebulannya. Membuka surel yang isinya cuma satu baris kalimat bisa saja bisa membuat batasan byte atau menit Anda terbuang percuma!

Ketiga, saya menerima lebih dari dua puluh surel per hari. Kalau sedang beken, jumlah ini meningkat dua kali lipatnya. Dan karena saya adalah perempuan sibuk, biasanya saya menghapus beberapa surel bahkan tanpa membukanya. Kriteria saya menghapus surel yang tidak penting adalah dari subyeknya. Kalau subyeknya bukan sesuatu yang perlu saya baca, biasanya saya akan menghapus surel tersebut. Nah, kalau pengirimnya saya tidak kenal dan subyeknya dikosongkan atau tidak jelas (misalnya: hai, apa kabar dan sejenisnya), tentu saja sah-sah saja kalau saya langsung menghapus surel tersebut. Wong saya tidak kenal dan saya tidak tahu maunya apa.

Keempat, lampiran (atau attachment) bisa saja mengandung virus, walaupun pengirimnya saya kenali dan subyeknya jelas tentang apa. Lha wong file yang terkirim bukan lewat email saja bisa dijangkiti virus (misalnya ketika memindahkan file dari flash disk), apa lagi yang melalui media elektronik macam surel. Bahkan beberapa penyedia jasa surel saja memastikan apakah lampiran itu mengandung virus atau tidak dengan cara memasang anti virus di server mereka, sehingga surel-surel yang tidak jelas pengirimnya dan dengan subyek yang tidak jelas pula sering kali saya terima di folder spam. Makanya demi amannya, saya seringkali menghapus surel dengan lampiran dari pengirim yang tidak saya kenali dan dengan subyek yang tidak jelas.

Kelima, seringkali saya mendapati juga lampiran dengan penamaan file yang tidak jelas pula. Saya sering kali menerima file (baik melalui surel maupun yang diunggah ke situs akademis universitas saya yaitu flearn.uksw.edu) dengan nama yang sama sekali tidak menjelaskan isinya. Misalnya file tersebut dinamai dengan nama mata kuliah saja, atau dengan nama si pembuat file saja, atau nama tugasnya saja. Padahal ada puluhan mahasiswa lain yang mengambil mata kuliah itu, ada beberapa tugas yang dikumpulkan si pembuat file, atau ada puluhan mahasiswa yang mengumpulkan tugas yang sama, dannnnnn…. semua mengumpulkannya ke saya yang tersimpan di laptop saya yang sudah berisi ratusan tugas dari mata kuliah tersebut! Kalau misalnya file sudah tersimpan baik di laptop saya, lalu saya menerima tugas dengan nama file yang sama, jangan salahkan kalau file yang pertama tertumpuki isinya dengan file yang kedua. Bukan salah saya dong! Atau yang lebih menyebalkan lagi, ketika misalnya saya belum memberi nilai ke tugas lalu si pembuat tugas menanyakan nilainya dan menjelaskan bahwa file sudah dikirim lewat surel ke saya. Hal ini memaksa saya untuk menyisir puluhan surel lama saya atau folder tugas itu yang berisi ratusan file dengan nama yang serupa, padahal waktu saya terbatas, Saudara-Saudara! Malas dong menyisir ratusan surel dan file!

Jadi intinya adalah, marilah menerapkan santun bersurel dalam pergaulan maya kita di Internet. Buatlah alamat surel yang jelas, misalnya dengan bagian dari nama kita. BIasakan memberikan subyek yang jelas, misalnya dengan ringkasan atau topik dari isi surel kita. Tulislah isi surel yang santun dengan bagian salam pembuka, isi dan penutup, dan kalau bisa jangan cuma satu baris. Biasakan pula menerapkan manajemen file dengan baik dengan memberikan nama file yang menjelaskan isi dari file tersebut.

Dengan demikian, saya enak, Anda pun enak pula!

Advertisements

One comment

  1. Soal tugas yang dikirim lewat email, kowe kan Boss di kelas! Bikin saja SOP untuk pengiriman tugas via email, plus dengan kriteria yang jelas. Jadi siswa pun punya panduan baku untuk mengirimkan tugas via email. Kalau mahasiswa ga nurut, ya salah mereka sendiri kalau nilainya nol. Kowe enak, siswa yang nurut pun enak… 😀

    >>>>> SOP dan kriteria sudah kutulis jelas dan terang di silabusku yang 8 halaman, Sree, tapi tetep aja 😦 kalau kasih nilai nol, hehehe, itu juga akan menambah predikatku sebagai dosen sangar, tapi perlu juga kali ya kubikin begitu. Thanks for the tips!

    Like

Share your thoughts!

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s